1- تسلیم اظهارنامه علامت تنها از طریق فایل الکترونیکی امکان پذیر بوده و متقاضیان ثبت علامت می توانند از طریق سایت اداره ثبت مالکیت صنعتی، اظهار نامه خود را تسلیم اداره علامت نمایند.
2- مدارك مثبت هويت متقاضي
الف) اشخاص حقیقی: کپی صفحه اول شناسنامه و کپی پشت و روی کارت ملی
ب) اشخاص حقوقی: آگهی تأسیس و آگهی آخرین تغییرات چاپ شده در روزنامه رسمی – کپی شناسنامه و کارت ملی صاحبان امضاء
3- مدارك نماينده قانونی: در صورتیکه تقاضا توسط نماینده قانونی (وکیل، دارنده یا دارندگان حق امضا برای اشخاص حقوقی و …) به عمل آید مدارک آن باید ضمیمه گردد.
4- 10 نمونه گرافیکی یا کپی یا تصویر از علامت درخواستی حداکثر در ابعاد 10×10 سانتی متر
5- در صورت سه بعدی بودن علامت، ارائه علامت به صورت نمونه گرافیکی یا تصویر دو بعدی به نحوی که از شش زاویه متفاوت تهیه و در مجموع یک نمونه واحد را تشکیل دهند.
6- ارائه مدارک دال بر فعالیت در رشته مربوطه به عنوان مثال جواز اعلامیه تأسیس از صنایع یا پروانه بهره برداری صنایع یا پروانه ساخت وزارت بهداشت درمان و آموزش پزشکی یا پروانه کسب و …
7- استفاده از حق تقدم: در صورتی که متقاضی یا متقاضیان ثبت بخواهند به استناد تقاضای ثبت یا ثبت خارج از کشور از مزایای حق تقدم (حداکثر 6 ماه) استفاده نمایند می بایست مدارک مربوط به حق تقدم را همزمان با تسلیم اظهارنامه یا حداکثر ظرف 15 روز از آن تاریخ تسلیم کنند.
8- نسخه ای از ضوابط و شرایط استفاده ازعلامت جمعی و تاییدیه مقام صلاحیت دار